PATVIRTINTA
Viešosios įstaigos  Šiaulių ilgalaikio gydymo ir geriatrijos centro
direktoriaus 2023 m. birželio 30 d. įsakymu Nr. V-36

VIEŠOSIOS ĮSTAIGOS ŠIAULIŲ ILGALAIKIO GYDYMO IR GERIATRIJOS CENTRO VIEŠŲJŲ PIRKIMŲ ORGANIZAVIMO IR VIDAUS KONTROLĖS TAISYKLĖS

I. BENDROSIOS NUOSTATOS

1. Viešosios įstaigos Šiaulių ilgalaikio gydymo ir geriatrijos centro (toliau – Perkančioji organizacija arba Centras) viešųjų pirkimų organizavimo ir vidaus kontrolės taisyklės (toliau – Taisyklės) nustato viešųjų pirkimų (toliau – pirkimai) organizavimą ir vidaus kontrolę Perkančiojoje organizacijoje, kurios apima poreikių formavimą, pirkimų planavimą, inicijavimą ir pasirengimą jiems, pirkimų vykdymą, viešojo pirkimo-pardavimo sutarties (toliau – pirkimo sutartis) sudarymą, vykdymą ir jos rezultatų įvertinimą (toliau – viešųjų pirkimų procesas).
2.  Planuodami ir atlikdami pirkimus, vykdydami sutartis ir nustatydami pirkimų kontrolės priemones, Perkančiosios organizacijos darbuotojai, dirbantys pagal darbo sutartis, (toliau – darbuotojas) vadovaujasi Lietuvos Respublikos viešųjų pirkimų įstatymu (toliau – VPĮ), jį įgyvendinančiaisiais teisės aktais, šiomis Taisyklėmis, kitais įstatymais, teisės aktais ir Perkančiosios organizacijos vidaus teisės aktais.
3. Darbuotojai, dalyvaujantys viešųjų pirkimų procese ar galintys daryti įtaką jo rezultatams, turi užtikrinti, kad vykdant pirkimus būtų laikomasi lygiateisiškumo, nediskriminavimo, abipusio pripažinimo, proporcingumo, skaidrumo principų bei siekti, kad prekėms, paslaugoms ar darbams įsigyti skirtos lėšos būtų naudojamos racionaliai, vykdant pirkimo sutartis būtų laikomasi aplinkos apsaugos, socialinės ir darbo teisės įpareigojimų, nustatytų Europos Sąjungos ir nacionalinėje teisėje, kolektyvinėse sutartyse, tarptautinėse konvencijose. Pirkimų procese dalyvaujantys asmenys turi laikytis konfidencialumo ir nešališkumo reikalavimų, siekti strateginių ir kitų Perkančiosios organizacijos veiklos planų įgyvendinimo ir užtikrinti sutartinių įsipareigojimų vykdymą tretiesiems asmenims.
4.  Taisyklėmis privalo vadovautis visi Perkančiosios organizacijos darbuotojai, dalyvaujantys viešųjų pirkimų procese.
5.  Taisyklėse vartojamos sąvokos:
   5.1. Viešųjų pirkimų administratorius (toliau – pirkimų administratorius) – Perkančiosios organizacijos direktoriaus įsakymu paskirtas darbuotojas, atsakingas už viešųjų pirkimų plano sudarymą, viešųjų pirkimų planavimo ir inicijavimo procedūrų koordinavimą, viešųjų pirkimų suvestinės viešinimą.
   5.2. Centrinės viešųjų pirkimų informacinės sistemos (toliau – CVP IS) administratorius – Perkančiosios organizacijos direktoriaus paskirtas darbuotojas ar jį pavaduojantis darbuotojas, turintis teisę CVP IS tvarkyti duomenis apie Perkančiąją organizaciją ir jos darbuotojus (pirkimų specialistus, ekspertus ir kt.);
   5.3. Viešųjų pirkimų organizavimas (toliau – pirkimų organizavimas) – Perkančiosios organizacijos direktoriaus ar kitų įgaliotų asmenų veiksmai, apimantys atsakingų asmenų paskyrimą, jų funkcijų, teisių, pareigų ir atsakomybės nustatymą, siekiant tinkamo viešųjų pirkimų ir viešųjų pirkimų sutarčių vykdymo, racionalaus skirtų lėšų ir žmogiškųjų išteklių naudojimo.
   5.4. Viešųjų pirkimų iniciatorius (toliau – pirkimų iniciatorius) – Perkančiosios organizacijos direktoriaus paskirtas darbuotojas, kuris atlieka rinkos tyrimą, nurodo poreikį viešojo pirkimo būdu įsigyti reikalingų prekių, paslaugų arba darbų ir (ar) parengia jų techninę specifikaciją ir (ar) jos projektą, koordinuoja (organizuoja) perkančiosios organizacijos sudarytose pirkimo sutartyse numatytų įsipareigojimų vykdymą, pristatymo (atlikimo, teikimo) terminų laikymąsi, prekių, paslaugų ir darbų atitiktį pirkimo sutartyse numatytiems kokybiniams ir kitiems reikalavimams, taip pat inicijuoja ar teikia siūlymus dėl pirkimo sutarčių pratęsimo, keitimo, nutraukimo, teisinių pasekmių tiekėjui, nevykdančiam ar netinkamai vykdančiam pirkimo sutartyje nustatytus įsipareigojimus, taikymo.
   5.5. Pirkimų organizatorius – Perkančiosios organizacijos direktoriaus paskirtas darbuotojas, kuris organizacijos nustatyta tvarka organizuoja ir atlieka viešuosius pirkimus, kai tokiems pirkimams atlikti nesudaroma Viešųjų pirkimų komisija;
   5.6. Atsakingas asmuo už sutarties vykdymą – pirkimų iniciatorius, sutartyje nurodytas asmuo arba Perkančiosios organizacijos direktoriaus įsakymu paskirtas asmuo, asmeniškai atsakingas už sutarties vykdymo sistemingą kontrolę, organizuoja Perkančiosios organizacijos įsipareigojimų vykdymą, pristatymo (atlikimo, teikimo) terminus, prekių ir paslaugų, darbų atitiktį sutartyse numatytiems kokybiniams ir kitiems reikalavimams, tiekėjo finansinių įsipareigojimų (baudos, netesybos) vykdymą, atsakingas už laiku ir tinkamą sutarties sudarymą ir jos pratęsimą.
   5.7. Prevencinis patikrinimas – prevencinę viešųjų pirkimų kontrolę atliekančio asmens vykdomi išankstiniai veiksmai, kuriais siekiama išvengti galimų viešuosius pirkimus reglamentuojančių teisės aktų ir Perkančiosios organizacijos vidaus dokumentų, susijusių su viešaisiais pirkimais, pažeidimų tiek visame viešojo pirkimo procese, tiek atskiruose jo etapuose.
   5.8. Prevencinę viešųjų pirkimų kontrolę atliekantis asmuo (toliau – prevencinę kontrolę atliekantis asmuo) – Perkančiosios organizacijos direktoriaus paskirtas darbuotojas, vykdantis išankstinę viešojo pirkimo proceso procedūros stebėseną, patikrinimą ir suderinimą.
   5.9. Pirkimo paraiška – Perkančiosios organizacijos nustatytos formos dokumentas, kuriame Pirkimų iniciatorius nurodo pagrindines pirkimo sąlygas ir kitą informaciją, kuri pagrindžia jo priimtų sprendimų atitiktį VPĮ ir kitų pirkimus reglamentuojančių teisės aktų reikalavimams (Taisyklių 1 priedas).
   5.10. Pirkimų planas – užpildytas Pirkimų planas ateinantiems biudžetiniams metams, kuriame pildomi šie stulpeliai: pavadinimas, planuojama pirkimo pradžia, vertė, kiekis, pirkimo objektas, BVPŽ kodas, sutarties galiojimas, Pirkimo iniciatorius. (Taisyklių 3 priedas);
   5.11. Pirkimų suvestinė – Perkančiosios organizacijos parengta ir Centrinėje viešųjų pirkimų informacinėje sistemoje (toliau – CVP IS) viešai skelbiama informacija apie visus biudžetiniais metais planuojamus vykdyti organizacijos pirkimus;
   5.12. Prekių, paslaugų ar darbų poreikio sąrašas (toliau – pirkimų sąrašas) – viešojo pirkimo iniciatoriaus parengta susisteminta informacija apie ateinančiais biudžetiniais metais reikalingas pirkti prekes, paslaugas ir darbus.
   5.13. Rinkos tyrimas – kokybinės ir kiekybinės informacijos apie prekių, paslaugų ir darbų pasiūlą, tiekėjus (įskaitant ir rinkoje veikiančius VPĮ 23 ir VPĮ 24 straipsniuose nurodytus subjektus), jų tiekiamas prekes, teikiamas paslaugas, atliekamus darbus ir kainas rinkimas, analizė ir apibendrintų išvadų rengimas, skirtas sprendimams, susijusiems su pirkimais, priimti;
   5.14. Tiekėjų apklausos pažyma – Perkančiosios organizacijos nustatytos formos dokumentas, pildomas Pirkimų organizatoriaus vykdant mažos vertės pirkimus (išskyrus Taisyklių 41.4 punkte numatytais atvejais) ir pagrindžiantis jo priimtų sprendimų atitiktį VPĮ ir kitų pirkimus reglamentuojančių teisės aktų reikalavimams (Taisyklių 4 priedas);
   5.15. Pirkimų žurnalas – perkančiosios organizacijos nustatytos formos dokumentas (popieriuje ar skaitmeninėje laikmenoje), skirtas registruoti perkančiosios organizacijos atliktus pirkimus. (Taisyklių 2 priedas);
   5.16. Viešųjų pirkimų skyriaus darbuotojai – rengia su pirkimais susijusius vidaus teisės aktus ir užtikrina jų atitiktį viešuosius pirkimus reglamentuojančių teisės aktų reikalavimams, pildo ir tvarko viešųjų pirkimų registrus, užtikrina nešališkumo deklaracijų ir konfidencialumo pasižadėjimų pasirašymą laiku, rengia pretenzijas tiekėjams, nevykdantiems sutartinių įsipareigojimų, įtraukia tiekėjus į nepatikimų tiekėjų ir melagingą informaciją pateikusių tiekėjų sąrašus, rengia pirkimų ataskaitas.
   5.17. Komisija – pirkimo komisija, sudaryta Perkančiosios organizacijos direktoriaus įsakymu, nuolat veikianti pagal patvirtintą Viešosios įstaigos Šiaulių ilgalaikio gydymo ir geriatrijos centro viešojo pirkimo komisijos darbo reglamentą. Tuo pačiu metu atliekamiems keliems pirkimams, neskaitant nuolatinės komisijos, gali būti sudarytos kitos pirkimo komisijos;
6. Kitos Taisyklėse vartojamos sąvokos yra apibrėžtos VPĮ ir kituose viešuosius pirkimus reglamentuojančiuose teisės aktuose.
7.  Pasikeitus Taisyklėse minimiems teisės aktams ir rekomendacinio pobūdžio dokumentams, taikomos aktualios tų teisės aktų ir rekomendacinio pobūdžio dokumentų redakcijos nuostatos.
   II. PIRKIMŲ PROCESE DALYVAUJANTYS ASMENYS IR JŲ FUNKCIJOS
8.  Už VPĮ ir kitų viešuosius pirkimus reglamentuojančių teisės aktų laikymosi užtikrinimą Perkančiojoje organizacijoje yra atsakingas įstaigos direktorius.
9.  Perkančiosios organizacijos darbuotojai, dalyvaujantys pirkimų ir vidaus kontrolės procese:
   9.1. Pirkimų iniciatorius;
   9.2. Pirkimų organizatorius;
   9.3. Viešojo pirkimo komisija;
   9.4. CVP IS administratorius;
   9.5. Viešųjų pirkimų administratorius;
   9.6. Prevencinę kontrolę atliekantis asmuo.
10. Atsižvelgiant į pirkimų apimtį ir pobūdį, direktoriaus įsakymu (direktoriaus įsakymas, potvarkis ar kt.) gali būti paskirti keli Pirkimų organizatoriai ar sudaryta Viešojo pirkimo komisija vienam ar keliems pirkimams arba nuolatinė Viešojo pirkimo komisija.
11. Prieš pradėdami vykdyti jiems nustatytas funkcijas, Perkančiosios organizacijos Pirkimų iniciatoriai, Pirkimų organizatoriai, Viešųjų pirkimų komisijos nariai, ekspertai, stebėtojai, dalyvaujantys pirkimo procedūrose ar galintys daryti įtaką jos rezultatams, turi pasirašyti nešališkumo deklaraciją (forma patvirtinta Viešųjų pirkimų tarnybos direktoriaus 2022 m. gruodžio 29 d. įsakymu Nr. 1S-229 „Dėl nešališkumo deklaracijos tipinės formos patvirtinimo“) ir konfidencialumo pasižadėjimą (Taisyklių 5 priedas). Pirkimų iniciatoriai, Pirkimų organizatoriai, Viešųjų pirkimų komisijos nariai ir viešųjų pirkimų procedūrose dalyvaujantys ekspertai, prieš pradėdami vykdyti jiems nustatytas funkcijas, turi užpildyti arba atnaujinti privačių interesų deklaracijas, kaip tai nurodyta Lietuvos Respublikos viešųjų ir privačių interesų derinimo valstybinėje tarnyboje įstatyme.
12. Pirkimų iniciatoriaus funkcijos ir atsakomybė:
    12.1. formuoja Perkančiosios organizacijos reikmėms reikalingų pirkti prekių, paslaugų ar darbų poreikį pagal savo kompetenciją teisės aktų nustatyta tvarka.
    12.2. atlieka rinkos tyrimą (žodžiu ar raštu), kurio metu, siekiant nustatyti rinkos kainas, turi būti renkami duomenys apie potencialius prekių, darbų, paslaugų tiekėjus ir esamą kainų lygį, vykdymą;
    12.3. priskiria prekėms, paslaugoms ir darbams kodus pagal Bendrąjį viešųjų pirkimų žodyną, patvirtintą Europos Parlamento ir Tarybos 2002 m. lapkričio 5 d. reglamentu (EB) Nr. 2195/2002 dėl bendro viešųjų pirkimų žodyno (BVPŽ) (OL 2002 m. specialusis leidimas, 6 skyrius, 5 tomas, p. 3) (su paskutiniais pakeitimais, padarytais Komisijos 2007 m. lapkričio 28 d. reglamento (EB) Nr. 213/2008, iš dalies keičiančio Europos Parlamento ir Tarybos reglamentą (EB) Nr. 2195/2002 dėl bendro viešųjų pirkimų žodyno (CVP) ir Europos Parlamento ir Tarybos direktyvas 2004/17/EB ir 2004/18/EB dėl viešųjų pirkimų tvarkos, kad CPV būtų atnaujintas (OL 2008 L 74, p. 1) (toliau – BVPŽ);
    12.4. teikia kiekvienais kalendoriniais metais ne vėliau kaip iki lapkričio 1 d. per dokumentų ir valdymo sistemą DocLogix (toliau – DLX) ar elektroniniu paštu įstaigos pirkimų administratoriui užpildytas prekių, paslaugų, darbų poreikių pateikimo formas apie poreikį įsigyti prekes, paslaugas, darbus ateinančiais kalendoriniais metais;
    12.5. pirkimo procedūroms atlikti DLX pildo paraišką (Taisyklių 1 priedas). Kartu su paraiška rengia ir pateikia pirkimo objekto techninę specifikaciją, kvalifikacijos reikalavimus (jei tokie siūlomi), neprivalomus tiekėjų pašalinimo pagrindus (jei tokie siūlomi), kokybės vadybos ir (ar) aplinkos apsaugos standartus (jei tokie siūlomi), žaliųjų pirkimų kriterijus, pasiūlymų vertinimo kriterijus, pirkimo sutarties projektą arba pagrindines pirkimo sutarties sąlygas (jei tokias siūlo) ir pagrindimą dėl pirkimo objekto neskaidymo į dalis (tarptautinių pirkimų atveju ir kai atliekamas statinio statybos darbų ir statinio projektavimo paslaugų pirkimas);
    12.6. paraiškoje teikia pirkimų administratoriui pagrindimą, jei nurodoma, kad prekės, paslaugos ar darbai nebus perkamos per Viešosios įstaigos Centrinės perkančiosios organizacijos (toliau – CPO) katalogą;
    12.7. neįvykus pirkimui, išsiaiškina priežastis, kodėl šis neįvyko (nustatyta per mažai lėšų, per trumpi įsipareigojimų terminai, problemos su specifikacija ir panašiai) ir iš naujo teikia paraišką pakartotinam pirkimui;
    12.8. prižiūri (organizuoja priežiūrą) Perkančiosios organizacijos sudarytose pirkimo sutartyse numatytų įsipareigojimų vykdymą bei pristatymo (atlikimo, teikimo) terminų bei prekių, paslaugų ir darbų atitikties pirkimo sutartyse numatytiems kokybiniams ir kitiems reikalavimams laikymąsi;
    12.9. išpirkus anksčiau termino sutartyje nustatytus maksimalius prekių, paslaugų, darbų kiekius ar sutartyje nustatytą maksimalią jos vertę, inicijuoja naują pirkimą;
    12.10. inicijuoja siūlymus dėl sutarčių keitimo, nutraukimo ar pirkimo sutartyje numatytų prievolių įvykdymo užtikrinimo būdų taikymo tiekėjui;
    12.11. esant poreikiui, inicijuoja sutarčių pratęsimus, keitimus ir nutraukimus; inicijuojant sutarčių pratęsimą.
13. Asmuo, atsakingas už sutarties vykdymą:
    13.1. esant būtinumui, informuoja Perkančiosios organizacijos direktorių ar jo įgaliotą asmenį apie pirkimo sutarties vykdymo eigą (pirkimo sutartis įvykdyta, nevisiškai įvykdyta ar nutraukta), teikia pasiūlymus dėl iškilusių problemų sprendimo ar pirkimo sutarties nutraukimo inicijavimo;
    13.2. pasirašo atliktų darbų, suteiktų paslaugų ar patiektų prekių perdavimo ir priėmimo aktus bei sąskaitas;
    13.3. inicijuoja siūlymus dėl pirkimo sutarčių galiojimo pratęsimo, keitimo, nutraukimo ar pirkimo sutartyje numatytų prievolių užtikrinimo būdų taikymo; rengia susitarimų dėl pirkimo sutarčių galiojimo pratęsimo, keitimo, nutraukimo projektus ne vėliau kaip 45 k. d.;
    13.4. rengia raginimų, pretenzijų projektus kitai pirkimo sutarties šaliai dėl netinkamo pirkimo sutarties vykdymo;
    13.5. koordinuoja (organizuoja) tiekėjo sutartinių įsipareigojimų vykdymą (terminų laikymąsi, prekių, paslaugų ir darbų atitiktį pirkimo sutartyje numatytiems kokybiniams reikalavimams, kitų įsipareigojimų laikymąsi.
14. Prevencinę kontrolę atliekančio asmens funkcijos:
    14.1.  derina pirkimų planą;
    14.2.  derina informaciją pateiktą pirkimų plane apie numatomus vykdyti pirkimus ar pirkimų plano pakeitimus;
    14.3.  derina DLX pirkimų iniciatorių pateiktas pirkimo paraiškas;
    14.4.  atsižvelgdamas į rizikos veiksnių ir Perkančiosios organizacijos vykdomų pirkimų rezultatus, gali prevenciniam patikrinimui pasirinkti rizikingiausius pirkimus arba atskirus jų etapus, prieš tai informavęs Komisiją arba pirkimų organizatorių patikrinti pirkimo procedūras;
    14.5. Perkančiosios organizacijos direktoriaus ar jo įgalioto asmens nurodymu, raštu teikia informaciją apie pastebėtus pirkimų trūkumus arba siūlymus kaip tobulinti pirkimų procedūras.
15. Pirkimų organizatoriaus funkcijos ir atsakomybė:
    15.1. vykdo mažos vertės pirkimų procedūras Mažos vertės pirkimų tvarkos aprašo, patvirtinto Viešųjų pirkimų tarnybos direktoriaus 2017 m. birželio 28 d. įsakymu Nr. 1S-97 „Dėl mažos vertės pirkimų tvarkos aprašo patvirtinimo“ (aktualia redakcija), nustatytais atvejais ir tvarka;
    15.2. vykdo prekių, paslaugų ar darbų pirkimus naudojantis CPO atlikta pirkimo procedūra ar valdoma dinamine pirkimo sistema, ar sudaryta preliminariąja sutartimi;
    15.3. pirkimo procedūrų vykdymo metu, atsiradus aplinkybėms, kurių nebuvo galima numatyti, inicijuoja pirkimo procedūrų nutraukimą;
    15.4. per 15 dienų nuo pirkimo sutarties ar preliminariosios sutarties sudarymo arba jų pakeitimo, bet ne vėliau kaip iki pirmojo mokėjimo, pirkimo sutartį ir laimėjusį pasiūlymą skelbia CVP IS;
    15.5. pildo Tiekėjų apklausos pažymą (Taisyklių 4 priedas),ir per DLX teikia Perkančiosios organizacijos direktoriui ją tvirtinti;
    15.6. rengia savo vykdomų pirkimų sutartis, teikia per DLX Perkančiosios organizacijos direktoriui pasirašymui; Perkančiosios organizacijos direktoriui pasirašius, siunčia Tiekėjui pasirašymui; sudarytas sutartis įkelia į Perkančiosios organizacijos DLX ir teikia jas iniciatoriui ir asmeniui atsakingam už sutarties vykdymą susipažinimui;
    15.7. rengia pirkimo dokumentus, ir jei reikia, siūlo bei papildo pirkimo iniciatoriaus pateiktą informaciją paraiškoje dėl papildomų kvalifikacijos reikalavimų, tiekėjų pašalinimo pagrindų, kokybės vadybos ir (ar) aplinkos apsaugos standartų, žaliųjų pirkimų kriterijus ir pasiūlymų vertinimo kriterijus.
16. Viešųjų pirkimų komisija dirba pagal Viešojo pirkimo komisijos darbo reglamentą;  
17. Viešųjų pirkimų administratoriaus funkcijos ir atsakomybė:
    17.1. DLX rengti pirkimų planą ir jo pakeitimus;
    17.2. pagal Perkančiosios organizacijos direktoriaus patvirtintą pirkimų planą, rengia pirkimų suvestinę ir ją ne vėliau kaip iki einamųjų biudžetinių metų kovo 15 d., o patikslinus – ne vėliau kaip per 15 darbo dienų skelbti CVP IS Viešųjų pirkimų įstatymo 26 straipsnio 1 dalyje nustatyta tvarka;
18. CVP IS administratoriaus funkcijos ir atsakomybė:
    18.1. atsako už duomenų pateikimą apie Perkančiosios organizacijos aktualumą ir teisingumą, administruoja CVP IS sistemoje Perkančiosios organizacijos darbuotojams suteiktas teises;
    18.2. sukuria ir registruoja naujus Perkančiosios organizacijos CVP IS naudotojus (pvz. Viešųjų pirkimų komisijos narius ir kt.), kuria naudotojų grupes CVP IS priemonėmis vykdomiems pirkimams, suteikia jiems įgaliojimus ir nustato prieigos prie duomenų ribas;
    18.3. Perkančiosios organizacijos darbuotojams nutraukus darbo santykius, panaikina jų prieigą prie CVP IS.

III. PIRKIMŲ ORGANIZAVIMO IR VIDAUS KONTROLĖS PROCEDŪROS PAGAL ETAPUS

19. Prekių, paslaugų ir (ar) darbų poreikio formavimo etapas
19.1. Perkančiosios organizacijos reikmėms reikalingų įsigyti prekių, paslaugų ir (ar) darbų poreikį formuoja Pirkimų iniciatoriai, inicijuodami prekių, paslaugų ar darbų, reikalingų Perkančiosios organizacijos funkcijų ir uždavinių vykdymui, pirkimą.

20. Pirkimų iniciatorius, prieš teikdamas Pirkimų sąrašą, privalo:
20.1. peržiūrėti galiojančias pirkimo sutartis, įvertinti galimybę ir tikslingumą pratęsti pasirašytų sutarčių galiojimą (jei tokia galimybė numatyta pirkimo sutartyje), užtikrindamas nepertraukiamą Perkančiosios organizacijos funkcijoms atlikti būtinų prekių ar paslaugų teikimą;
20.2. atlikti Rinkos tyrimą, reikalingą potencialiems tiekėjams ir numatomai pirkimo vertei nustatyti;
20.3. įvertinti galimybę prekes, paslaugas ir darbus įsigyti naudojantis CPO elektroniniu katalogu ir pateikti siūlymą dėl konkretaus sprendimo (prekes, paslaugas ar darbus įsigyti naudojantis CPO elektroniniu katalogu / prekes, paslaugas ar darbus įsigyti nesinaudojant CPO elektroniniu katalogu). Jei teikiamas siūlymas prekes, paslaugas ar darbus įsigyti nesinaudojant CPO elektroniniu katalogu, turi būti pateikiami ir tokį sprendimą pagrindžiantys argumentai;

21. Pirkimų planavimo etapas
21.1. Pirkimų iniciatorius iki kiekvienų kalendorinių metų lapkričio 1 d. el. paštu ar per DLX pateikia Pirkimų administratoriui informaciją apie ateinančiais metais planuojamus pirkimus pagal patvirtintą formą (1 priedas).

22. Pirkimų administratorius iki kiekvienų kalendorinių metų gruodžio 1 d. pateikia per DLX suinteresuotiems asmenims informaciją apie ateinančiais kalendoriniais metais planuojamus pirkimus.

23. Pirkimų administratorius pagal iš Pirkimų iniciatorių gautą pirkimų poreikį, rengia Perkančiosios organizacijos Pirkimų plano (Taisyklių 3 priedas) projektą.

24. Pirkimų administratorius, Pirkimų organizatorius, vadovaudamiesi VPĮ 5 straipsnio nuostatomis ir Numatomos viešojo pirkimo ir pirkimo vertės skaičiavimo metodikos, patvirtintos Viešųjų pirkimų tarnybos direktoriaus 2017 m. birželio 27 d. įsakymu Nr. 1S-94 „Dėl Numatomos viešojo pirkimo ir pirkimo vertės skaičiavimo metodikos patvirtinimo“ (aktualia redakcija), nuostatomis:
24.1. apskaičiuoja numatomų pirkimų vertes; 
24.2. įvertina galimybę pirkimus atlikti iš VPĮ 23 ir VPĮ 24 straipsniuose nurodytų subjektų;
24.3. įvertina galimybę prekes, paslaugas ar darbus įsigyti naudojantis CPO elektroniniu katalogu;
24.4. įvertina galimybę pirkimą atlikti CVP IS priemonėmis.

25. Pirkimų administratorius suderina parengtą Pirkimų plano projektą su Perkančiosios organizacijos asmeniu, paskirtu už prevencinę viešųjų pirkimų kontrolę ir iki kiekvienų kalendorinių metų sausio 1 d. teikia jį Perkančiosios organizacijos direktoriui tvirtinti.

26. Pirkimų administratorius parengtą Pirkimų suvestinę, vadovaudamasis VPĮ 26 straipsniu, ne vėliau nei iki einamųjų biudžetinių metų kovo 15 d. ją paskelbia CVP IS priemonėmis, Viešųjų pirkimų tarnybos nustatyta tvarka.

27. Atsiradus nenumatytam paslaugų, darbų, prekių poreikiui, Pirkimų iniciatorius apie tai informuoja Pirkimų administratorių. Pirkimų administratorius nenumatytą poreikį įkelia į DLX ir siunčia perkančiosios organizacijos direktoriui tvirtinti.

28. Perkančiosios organizacijos direktoriui patvirtinus Pirkimų plano pakeitimą, Pirkimų organizatorius per 15 dienų patikslina paskelbtą Pirkimų suvestinę jeigu to reikalauja Viešųjų pirkimų įstatymas.

29. Pirkimų planas ir Pirkimų suvestinė gali būti nekeičiami, jeigu dėl nenumatytų aplinkybių iškyla poreikis ypač skubiai vykdyti Pirkimų suvestinėje nenurodytą pirkimą, arba kai konkretaus pirkimo metu keičiasi informacija, kuri apie šį pirkimą nurodyta Pirkimų suvestinėje.

30. Pirkimo inicijavimo ir pasirengimo jam etapas
30.1. Pirkimų iniciatorius, prieš inicijuodamas konkretaus pirkimo procedūras atlieka Rinkos tyrimą, reikalingą pirkimo sutarties vertei nustatyti, atsižvelgia į informaciją apie anksčiau vykdytus analogiškus ar panašius pirkimus ir sutarčių įgyvendinimą ir DLX užpildo Pirkimo paraišką (Taisyklių 1 priedas).

31. Pirkimų iniciatorius yra asmeniškai atsakingas už tai, kad pirkimų plane numatytas pirkimas būtų inicijuotas nustatytu terminu.

32. Pirkimų iniciatorius dėl kiekvieno inicijuojamo pirkimo procedūrų atlikimo Viešųjų pirkimų modulyje DLX pildo paraišką ir jei reikia prie jos prideda dokumentus, priedus (pavyzdžiui – techninę specifikaciją, techninį projektą, sąmatas, veiklų sąrašą, planus, brėžinius, pirkimo sutarties projektą, žaliųjų pirkimų reikalavimus ir panašiai).

33. Užpildytą ir suderintą Pirkimų paraišką su asmeniu atsakingu už prevencinę kontrolę teikti tvirtinimui Perkančiosios organizacijos direktoriui, kuris priima sprendimą – vykdyti ar nevykdyti pirkimą.

34. Pirkimas gali būti pradedamas tik tada, kai Perkančiosios organizacijos direktorius ar jo įgaliotas asmuo patvirtina pirkimo paraišką.

35. Perkančiosios organizacijos direktorius viešiesiems pirkimams vykdyti iki pirkimo sutarties ar preliminariosios sutarties sudarymo gali įgalioti kitą perkančiąją organizaciją (toliau – įgaliotoji organizacija). Tokiu atveju įgaliotajai organizacijai nustatomos užduotys ir suteikiami visi įgaliojimai toms užduotims vykdyti.

36. Viešųjų pirkimų skyriaus darbuotojai parengia įgaliojimą, kuriame Įgaliotajai organizacijai nustatomos užduotys ir suteikiami visi įgaliojimai toms užduotims vykdyti iki viešojo pirkimo sutarties sudarymo.

37. Už Įgaliotajai organizacijai nustatytas užduotis atsako Perkančioji organizacija, o už šių užduočių įvykdymą – Įgaliotoji organizacija. Už pirkimo sutarties sudarymą, jos sąlygų vykdymą yra atsakinga Perkančioji organizacija.

38. Jei pirkimo procedūros buvo atliktos nesilaikant teisės aktų reikalavimų ir (ar) ne pagal įgaliojime nustatytas užduotis ir suteiktus įgaliojimus toms užduotims vykdyti, Pirkimų iniciatorius, suderinęs tai su teisininku, informuoja apie tai Įgaliotąją organizaciją, nurodydamas trūkumus ir siūlydamas juos ištaisyti ar nutraukti pirkimo procedūras.

39. Pirkimo vykdymo etapas

40. Perkančiosios organizacijos direktoriui priėmus sprendimą pavesti viešojo pirkimo procedūras atlikti Viešojo pirkimo komisijai, ji:
40.1. parenka pirkimo būdą;
40.2. rengia pirkimo dokumentus ir juos tvirtina komisijos posėdyje;
40.3. pildo skelbimą apie pirkimą;
40.4. priima sprendimą dėl pirkimo procedūrų nutraukimo, jeigu pirkimo procedūrų vykdymo metu atsirado aplinkybės, kurių nebuvo galima numatyti;
40.5. atlieka kitas funkcijas ir procedūras, numatytas Viešojo pirkimo komisijos darbo reglamente.

41. Perkančiosios organizacijos direktorius, patvirtinęs paraišką, paveda mažos vertės pirkimo procedūros atlikti Pirkimo organizatoriui, jis:
41.1. parenka pirkimo būdą;
41.2. rengia pirkimo dokumentus ir per DLX teikia juos tvirtinti Perkančiosios organizacijos direktoriui;
41.3. atliekant mažos vertės pirkimus, pildo Tiekėjų apklausos pažymą (Taisyklių 4 priedas) ir teikia ją per DLX suderinimui Perkančiosios organizacijos direktoriui;
41.4. Tiekėjų apklausos pažyma nepildoma įsigyjant prekes, paslaugas ar darbus, jei pirkimas buvo vykdomas per CPO elektroninį katalogą. Įvykęs pirkimas užregistruojamas pirkimų žurnale, o jį pagrindžiantis dokumentas – prekių paslaugų ar darbų priėmimo-perdavimo aktas, sąskaita faktūra ar kiti buhalterinės apskaitos dokumentai arba pirkimo sutartis – saugomi DLX prekių, paslaugų ir darbų pirkimų dokumentų byloje;

42. Tiekėjų pretenzijas nagrinėja Pirkimų organizatorius arba pirkimą atliekanti Viešojo pirkimo komisija. Atskirais atvejais Perkančiosios organizacijos direktoriaus įsakymu pretenzijoms nagrinėti gali būti sudaryta atskira komisija. Nagrinėjant pretenziją, gali būti kreipiamasi į Pirkimų iniciatorių, kuris, privalo pareikšti argumentuotą savo nuomonę dėl gautos pretenzijos. Pirkimų organizatorius arba pirkimą atliekanti Viešųjų pirkimų komisija, esant poreikiui (pakoregavus paraiškoje nurodytą informaciją, pirkimo sutarties sąlygas ir pan.) suderina parengto atsakymo dėl pretenzijos projektą su Pirkimų iniciatoriumi, jei į Pirkimo iniciatorių buvo kreiptasi dėl išvados.

43. Pirkimo sutarties sudarymo etapas

44. Pirkimo sutartyje rekomenduojama numatyti, kad paslaugų suteikimo, prekių pristatymo ir/ar darbų atlikimo faktas ir turinys yra grindžiamas priėmimo-perdavimo aktu ir (ar) kitais teisės aktuose ar pirkimo sutartyje numatytais dokumentais.

45. Galutinį pirkimo (preliminariosios) sutarties projektą pagal pirkimo dokumentuose pateiktą projektą arba pagrindines pirkimo sutarties sąlygas, atliekant mažos vertės pirkimus parengia Pirkimo organizatorius. Pagrindinės sutarties projektą preliminariosios sutarties pagrindu parengia Pirkimo iniciatorius arba asmuo atsakingas už sutarties vykdymą. Mažos vertės pirkimų atveju, sutarties projektą gali pateikti ir tiekėjas, su kuriuo numatoma sudaryti sutartį.

46. Pirkimo sutartį pasirašo Perkančiosios organizacijos direktorius, jam nesant – jo funkcijas laikinai atliekantis darbuotojas arba kitas Perkančiosios organizacijos direktoriaus įgaliotas darbuotojas.

47. Atlikus pirkimo procedūras ir priėmus sprendimą sudaryti pirkimo sutartį, Pirkimų administratorius per 15 dienų paviešina CVP IS laimėjusį pasiūlymą ir (ar) sudarytą pirkimo sutartį ir jos pakeitimus).

48. Pirkimo sutarties vykdymo etapas

49. Perkančiosios organizacijos ir tiekėjo sutartinių įsipareigojimų vykdymo, pristatymo, atlikimo, terminų laikymosi koordinavimą (organizavimą), taip pat prekių, paslaugų ir darbų atitikties pirkimo sutartyse numatytiems kokybiniams ir kitiems reikalavimams stebėseną užtikrina Pirkimo iniciatorius arba atsakingas už sutarties vykdymą asmuo.

50. Pirkimo iniciatorius arba atsakingas už sutarties vykdymą asmuo, pastebėjęs pirkimo sutarties vykdymo trūkumus ar atsiradus kitoms sutarties vykdymui svarbioms aplinkybėms, privalo raštu kreiptis į Tiekėją prašydamas ištaisyti trūkumus. Tais atvejais, kai yra teisinis pagrindas taikyti Tiekėjui pirkimo sutartyje numatytus prievolių užtikrinimo būdus (delspinigius, baudas ir kt.) ir (arba) inicijuoti pirkimo sutarties nutraukimą joje nustatytais pagrindais, Pirkimo iniciatorius, suderinęs su Perkančiosios organizacijos asmeniu atsakingu už prevencinę kontrolę ir Perkančiosios organizacijos direktoriumi, informuoja Viešųjų pirkimų skyrių.

51. Jeigu pirkimo sutartyje numatyta pasirinkimo galimybė dėl jos pratęsimo, asmuo, atsakingas už sutarties vykdymą, atsižvelgęs į pirkimo sutartyje numatytų įsipareigojimų laikymąsi ir atlikęs tyrimą pirkimo sutarties objekto rinkos kainai nustatyti, įvertina pirkimo sutarties pratęsimo tikslingumą. Nustatęs, kad Perkančiajai organizacijai nėra tikslinga pratęsti galiojančią pirkimo sutartį, pirkimų iniciatorius einamųjų biudžetinių metų pabaigoje naująjį pirkimą įtraukia į pirkimų sąrašą ateinančiais biudžetiniais metais.

52. Kilus šalių ginčui dėl pirkimo sutarties vykdymo sąlygų, asmuo, atsakingas už sutarties vykdymą, nedelsdamas apie tai praneša Perkančiosios organizacijos direktoriui ar jo įgaliotam asmeniui, surenka ir pateikia teisininkui ir viešųjų pirkimų skyriui su pirkimo sutarties vykdymu susijusius dokumentus, kitą šalių ginčui nagrinėti reikalingą informaciją.

53. Asmuo, atsakingas už sutarties vykdymą, esant poreikiui, gali inicijuoti pirkimo sutarties keitimą:
53.1. jei pirkimo sutarties keitimo galimybė buvo numatyta pirkimo sutartyje;
53.2. jei pirkimo sutarties keitimas atitinka VPĮ nuostatas.

54. Perkančiosios organizacijos direktoriui priėmus sprendimą nutraukti pirkimo sutartį, Viešųjų pirkimų skyrius:
54.1. parengia pirkimo sutarties nutraukimo dokumentus ir pateikia Perkančiosios organizacijos direktoriui juos pasirašyti;

55. Visais atvejais, kai vykdant sudarytą sutartį atsiranda poreikis keisti tam tikras pirkimo sutartyje nustatytas sąlygas, tokį pakeitimą inicijuoja Pirkimo iniciatorius paskirdamas užduotį Viešųjų pirkimų skyriaus darbuotojams DLX prie keičiamos sutarties.

56. Perkančiosios organizacijos Viešųjų pirkimų skyrius:
56.1. nustatęs, kad numatomų keisti pirkimo sutarties sąlygų keitimo galimybė buvo numatyta sutartyje arba atitinka VPĮ 89 straipsnio 1 dalies 1 – 3 punktuose išvardintus atvejus, parengia pirkimo sutarties pakeitimo projektą ir teikia per DLX Perkančiosios organizacijos direktoriui suderinimui.
56.2. Suderinus pirkimo sutarties projektą, pirkimo sutartis teikiama Centro direktoriui pasirašymui. 

IV. RIZIKOS VERTINIMAS

57. Pirkimų vidaus kontrolės procedūrų nustatymas, jų apimtys tiesiogiai priklauso nuo galimos rizikos ir jos reikšmingumo. Prevencinę kontrolę atliekantis asmuo atlieka Perkančiosios organizacijos vykdomų pirkimų rizikos analizę, apimančią rizikos nustatymą ir vertinimą.

58. Prevencinę kontrolę atliekantis asmuo pirkimų rizikingumą vertina nuolat analizuodamas:
58.1. informaciją apie numatomus vykdyti pirkimus, pateiktą pirkimų plane ar pirkimų plano pakeitimuose;
58.2. duomenis, pateiktus pirkimų iniciatorių paraiškose;
58.3. gautų tiekėjų paklausimų ir pateiktų pretenzijų duomenis;
58.4. kitą su pirkimais susijusią informaciją.

59. Pirkimų procese galimi rizikos veiksniai:
59.1. neskelbiamo pirkimo būdo pasirinkimas;
59.2. Perkančiajai organizacijai nebūdingi, neįprasti ar pirmą kartą vykdomi pirkimai;
59.3. techniniu ir / arba pasiūlymų vertinimo požiūriu sudėtingi pirkimai;
59.4. gautų pretenzijų skaičius;
59.5. nepagrįstai aukštų ir / ar specifinių kvalifikacijos reikalavimų tiekėjams nustatymas;
59.6. nepagrįstai aukštų ir / ar specifinių reikalavimų pirkimo objektui nustatymas;
59.7. Perkančiosios organizacijos darbuotojų specialių žinių stoka, netinkamai parengti pirkimo dokumentai;
59.8. skirtingos Komisijos narių nuomonės vertinant pasiūlymus.

60. Įvertinęs riziką, prevencinę kontrolę atliekantis asmuo prevenciniam patikrinimui gali pasirinkti tiek visą pirkimą, tiek atskirus jo etapus.

V. BAIGIAMOSIOS NUOSTATOS

61. Perkančiosios organizacijos darbuotojai yra asmeniškai atsakingi už jiems pavestų funkcijų ir šiose Taisyklėse nustatytų pareigų vykdymą. Pažeidę Tvarkos aprašo nuostatas, jie atsako teisės aktų nustatyta tvarka.

62. Pasikeitus Tvarkos apraše nurodytų norminių teisės aktų ir (ar) rekomendacinio pobūdžio dokumentų nuostatoms, norminiams teisės ir (ar) rekomendacinio pobūdžio dokumentams netekus galios arba įsigaliojus naujiems norminiams teisės aktams ir (ar) rekomendacinio pobūdžio dokumentams, kurie reguliuoja ir (ar) rekomenduoja Tvarkos apraše aptariamus aspektus, Tvarkos aprašu vadovaujamasi tiek, kiek jis neprieštarauja norminiams teisės aktams, kartu atsižvelgiant į pasikeitusį, norminiuose teisės aktuose įtvirtintą teisinį reguliavimą ir (ar) pasikeitusias rekomendacinio pobūdžio dokumentų nuostatas.

63. Visi su pirkimų organizavimu, vykdymu ir vidaus kontrole susiję dokumentai saugomi VPĮ 97 straipsnio 3 ir 4 dalyse nustatyta tvarka.

____________________

Atnaujinta 2023-07-12